Hoy les quiero hablar nuevamente de productividad, resulta que cuando usas técnicas como Second Brain (en la que anotas todo lo que se te ocurre/tienes pendiente por hacer) o cuando estás en la fase de captura del Metodo GTD, puede llegar a pasar que terminas con una lista infinita de actividades pendientes que contrario a convertirte en una persona productiva, mas bien te agobia, te baja el ánimo y terminas desanimándote, por ello te traigo una buena y sencilla forma de organizar tus tareas llamada Matriz Eisenhower.
Historia de la Matriz Eisenhower
Un señor, nada mas y nada menos que el presidente número 34 de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, en un meet político en 1954 presentó una idea que luego conduciría a lo que hoy en día conocemos como Matriz Eisenhower, citando a un rector universitario dijo “Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes”.
Posteriormente, el autor del libro «7 Habitos de la gente altamente efectiva» Stephen Covey, tomo esa frase, la desarrolló y la convirtio en esta poderosa herramienta de gestión de tareas que llevaría el nombre del presidente.
De que trata la Matriz Eisenhower
La Matriz Eisenhower se trata de un método para filtrar tu lista de tareas pendientes organizándolas en 4 cuadrantes ayudando a priorizar tareas según su urgencia e importancia:
He creado un cuadro explicativo con todo lo que necesitas saber y bien resumido.
| Cuadrante 1 – Urgente + Importante – (HACER) Estas son las tareas que debes hacer ya, lo que primero te viene a la cabeza cuando de completar pendientes se trata. Tareas que tendran consecuencias claras si no se hacen. Ejemplos – Escribir un artículo del blog para mañana – Finalizar una propuesta de un proyecto Acción: Hazlo inmediatamente. Son tareas que no pueden esperar. | Cuadrante 2: No urgente + Importante – (PROGRAMAR) Este es el cuadrante de tareas que tambien son importantes y afectan a tus objetivos a largo plazo pero que no necesariamente tiene consecuencias no hacerlas ahorita. Ejemplos: – Participar en un evento profesional – Agregar mejoras a un proyecto personal Acción: Programa tiempo para ellas. Son clave para el éxito y la prevención de crisis futuras. |
| Cuadrante 3: Urgente + No importante – (DELEGAR) En este cuadrante vas a colocar las tareas que tienes que hacer ya mismo pero no requieren tus habilidades específicas para poder realizarlas, puedes delegarlas a otros miembros de tu equipo. Ejemplos: -Transcribir las notas de una reunión – Responder a los emails que no son de clientes Acción: Delega o minimiza. Suelen distraerte de lo esencial. | Cuadrante 4: No urgente + No importante (ELIMINAR) Las tareas que quedan, no son urgentes ni importantes van aqui, generalmente prestarle atención a este tipo de tareas afectará el tiempo de tus logros a largo plazo. Ejemplos: – Reuniones triviales. – Actividades menores o pendientes de redes sociales Acción: Elimínalas. Son pérdidas de tiempo. |
Beneficios de la Matriz Eisenhower
- Enfocarte en lo que realmente importa (Cuadrante 2).
- Reducir el estrés al manejar mejor las urgencias.
- Identificar distracciones y tareas prescindibles.
Consejos prácticos
Distingue entre tareas urgentes e importantes
Urgente e importante pueden sonar a simple vista similar, pero tiene pequeñas diferencias: Las tareas urgentes requieren tu atención inmediata. Cuando algo es urgente, debe hacerse ahora, y existen consecuencias claras si no finalizas esas tareas en un marco de tiempo específico.
Por el contrario: Las tareas importantes pueden no requerir atención inmediata, pero estas tareas te ayudan a lograr tus objetivos a largo plazo. El hecho de que estas tareas sean menos urgentes no significa que no importen.
Divide y vence
Si tu lista de taras es muy muy grande, puedes hacer dos listas, una para las tareas personas y otra para las tareas profesionales y para hacerlo mas rapido, usa colores para distinguirlas, desde el color que mas te guste para el cuadrante 1 al que menos te guste para el cuadrante 4.
Eliminar primero y luego prioriza
Pues si, empieza primero por el final, eliminando todo lo que se supone que va en el cuadrante 4. Es mas facil y te reduce la lista final. Aprende a decir «NO» a esas tareras.
Revision Diaria
Revisa diariamente tu matriz para ajustar prioridades, apoyate de un software para ello. Asana es gratuito y te puede ayudar con ello.
Conclusiones
La Matriz Eisenhower es una técnica bastante fácil de entender, sencilla de aplicar pero que ofrece unos resultados tremendos a la hora de aplicarlos en nuestras tareas diarias, tanto profesionales como personales.
Espero este artículo te haya servidor y recuerda que siempre puedes contactarme.
