GTD, de las siglas Getting Things Done (haciendo las cosas) es un método de organización y gestión de actividades que se caracteriza por la priorización de las tareas pendientes y en la descarga de información de nuestro cerebro, ya que, en parte, se basa en la premisa que el cerebro solo está para crear, imaginar y resolver problemas, no para retener información o recordar lo que tenemos que hacer o cuando tenemos que hacerlo.
En pocas palabras, el método GTD pretende crear un cerebro auxiliar, que nos ayude a almacenar información que nuestro cerebro no debería.
Haciendo las cosas, es una traducción literal de su nombre en inglés. Realmente proviene de un libro publicado por David Allen, quien es un instructor y asesor experto de productividad y cuyo título en español se publicó como «Organízate con eficacia»
¿Cómo funciona?
La idea del método se basa en 5 estados principales que inician capturando la información, en este caso tareas, llamado según la literatura: «Estado de captura» hasta la ejecución progresiva de estos pendientes, pero veámoslo a profundidad.
Estados del método GTD
1 – Capturar: Se refiere a sacar todas las cosas de nuestra mente como primer paso y colocarlas en nuestro sistema GTD, que puede ser un papel o un software hecho para GTD (más adelante les doy tips sobre esto).
Es decir, nosotros no tenemos que recordar ni qué ni cuando tenemos que hacer una tarea en específico, todo debe anotarse. No llenes tu cerebro de esa información, llena tu lista de pendientes y cuando quieras saber qué hay por hacer, recurres a ella, de esta forma descargas al cerebro de esa responsabilidad.
A esta lista de pendientes, que tendrá (después que terminemos todo el proceso) todas y cada una de nuestras tareas pendientes, se suele llamar INBOX.
Algo que se menciona mucho en los libros, es que en este punto, si la tarea que estás capturando la puedes hacer en 2 minutos (o en un tiempo relativamente corto no mayor a 5 minutos), debes hacerla ¡ahora!, y luego que la termines, sigues anotando las demás.
2 – Clarificar: Se trata de seguir un proceso específico para seleccionar las cosas que hemos capturado y definir básicamente si necesitamos hacer algo o no con ese tema. En este estado, podemos hacer una especie de filtro de nuestra lista de tareas, donde se responden preguntas cómo ¿Es viable? ¿Realmente necesito hacerlo? ¿Lo tengo que hacer yo?, por ejemplo… Si alguna de esas preguntas tiene una respuesta positiva, entonces debes pasar al siguiente paso, de lo contrario esa tarea debes delegarla, archivarla o borrarla. Recuerda que en este estado, si la tarea anotada es confusa, es aquí donde debes hacer la investigación correspondiente para que la actividad quede lo más clara posible.
3 – Organizar: Es colocar en listas o ‘contextos’ aquellos elementos que hemos capturado y clarificado para encontrarlos en el momento adecuado y ejecutar lo que mejor se pueda.
Ya tenemos nuestra lista clara de nuestros pendientes. Vamos a definir cuando la haremos de acuerdo a su prioridad. Esta parte, aunque fácil de hacer, es muy importante porque para que el método tenga éxito. Debemos ser realistas con nuestro tiempo, tener en cuenta el tiempo que puede demorar en llevar a cabo dicha actividad. No vamos a construir un cohete en 2 días, pues tenlo en cuenta.
4 – Reflexionar: Se trata de mantener actualizado nuestro sistema GTD y así estar confiados de que siempre nuestro ‘cerebro auxiliar’ se encuentra en la última versión.
En este punto ya prácticamente tenemos nuestro sistema GTD listo, pero no es crear y dormir. Es seguir actualizándolo conforme vamos completando tareas antiguas o van llegando las nuevas.
Este es, para mí, el estado más importante de todos, ya que de este depende crear el hábito que nos ayudará a descargar el cerebro de información que no necesita.
Todo lo que pase con nuestras tareas pendientes debe ser anotado. Bien sea para bien o para mal, si lo logramos o si no lo logramos y por qué no lo logramos, siempre que suceda y en todo momento. De esta forma solo podremos confiar en nuestro sistema, que lo que está escrito es lo que hay que hacer y no otra cosa que el cerebro está recordando.
Si nosotros logramos llevar a cabo este estado a la perfección, podremos llegar al punto que a mí más me ha ayudado y siempre lo explico de la misma forma, si no está ahí, no existe.
5 – Ejecutar: Una vez hemos seguido los cuatro pasos anteriores podremos saber qué hacer en el momento adecuado, basándonos en nuestro contexto y en otras variables por las cuales consideramos apropiado seleccionar una cosa u otra. En pocas palabras, ¡MANOS A LA OBRA!
Ventajas del método GTD
En esta parte no quiero hablar directamente de la literatura, lo que dicen los libros y los expertos sobre la materia de qué ventajas trae utilizar este método, hablaré de las ventajas que yo obtuve:
- Mejor organización, al tratarse de un método ya comprobado y planificado para ejecutar tareas pendientes
- Alcanzar los objetivos que te has planteado, al ser tan organizado, enfocado a objetivos y descargar el cerebro de preocupaciones que no vienen al caso, los objetivos con el tiempo se van volviendo más alcanzables. Ya no es saber que tienes una tarea, sino que de esta forma te ayuda a completarla en el momento perfecto y al final, se convierte en objetivo cumplido.
- Despejar la mente, es increíble lo productivo que me he vuelto después de delegarle a mi sistema todas mis tareas pendientes, no tengo que estar recordando tareas, tiempos, detalles, sino que solo me enfoco en llevarlos a cabo cuando he elegido uno para hacer, lo demás que sea GTD el encargado.
- Y para mí, el más importante de todos, reducir tus niveles de estrés. Al no tener que estar enfocado en recordar (o tratar de recordar) las cosas que se deben hacer, trabajas más cómodo, sin el estrés del futuro incierto, sino solamente enfocado en tu presente, se trabaja 100% mejor.
Tips para aplicar GTD
Son pocos los textos que vas a conseguir sobre este método que los nombran, pero así como la metodología ágil tiene ceremonias, el GTD también debería tenerlas y ayudaran en el proceso de crear el sistema GTD, yo les llamo reuniones con nuestro propio sistema GTD
- Diaria: Esta ceremonia te ayudará a mantener el estado de reflexión de tu sistema GTD y elegir la o las tareas que conformaran nuestra jornada del día. ¿Hay cosas nuevas? ¿Tenemos actualización de tareas anteriores? Todo eso se anota.
Superada esa etapa, seleccionamos la tarea que nos corresponde en el día y la empezamos a ejecutar. Esta es cortita, si no tenemos nada que anotar, es solo revisar cuál tarea vamos a hacer.
- Semanal: Esta ceremonia es para hacerla el lunes temprano o el viernes al final de la tarde, en ella nos centraremos en agrupar las tareas que podemos cumplir en una semana, y asignarle día y hora para hacerlas.
De aquí salen las tareas que día a día vamos a ir haciendo.
- Mensual: Este es un esquema muy general de nuestros pendientes, aquí nos enfocamos mucho en los 3 primeros estados, haciendo énfasis en el primero, porque esta reunión con nuestro sistema GTD tiene como finalidad recolectar la mayor cantidad de información posible y analizarla para evaluar si son viables y si son necesarias para entonces tener un estimado de cuando podemos hacerla.
¿Dónde anotar nuestras tareas, papel o software?
Eso depende de si eres bueno llevando aplicaciones, puede ser en el celular o en la computadora, si no un simple papel sirve.
A mí personalmente me gusta llevarlo en digital, aplicaciones, porque es más rápido y sencillo consultar información después, además que al guardarse en la nube, todo está disponible en todo momento y en cualquier momento.
Pero yo te puedo recomendar, en caso de que sea software, una aplicación que se ha convertido en parte de mi dia a dia.
Notion
Notion, es una aplicación para toma de notas, tan versátil como se te ocurra, puedes escribir con formato, sin formato, agregar imágenes, bloques de notas importantes, tablas, listas, de todo, es gratis, lo puedes tener en la computadora o celular. Y es tan versátil que puedes crear tu propio tablero Kanban.
Conclusiones
Quiero recalcar, para finalizar, que no me considero un experto, a la fecha de creación de este artículo estoy en aras de obtener mi certificación. Pero si quiero hablarles de mi experiencia personal, de lo que es este método que descubrí en el año 2018, como me ha salvado la vida laboral y lo bien que me ha ido en estos 5 años. Creo, aunque duela leerlo, que la experiencia de haberla aplicado de forma exitosa en mi vida, es más importante que tener un certificado en mano.
Dudas del método, vamos escríbeme que yo te puedo apoyar a dar ese salto, es increíble lo que puedes lograr cuando te organizas con GTD. No lo digo porque lo leí, es que mi vida laboral dio un giro gigantesco cuando aplique este grandioso método en mi día a día.
TLDR
El GTD (getting things done) es un método muy efectivo para la organización de tareas pendientes por hacer creado por David Allen. Se divide en 5 pasos y aquí les dejo una imagen con su resumen de la mano del equipo de Formación GTD
